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  • Onboarding de funcionário novo: checklist da primeira semana

    A primeira semana define muito de como a pessoa vai se sentir na empresa. Um onboarding organizado evita o clássico “senta aí que já vemos seu acesso” e faz o novo colega produzir mais cedo. Use o checklist abaixo como base e ajuste para a sua equipe.

    Antes do primeiro dia

    • Documentos da admissão recebidos e conferidos. Peça a lista completa com antecedência, de preferência por um canal digital, para não depender de papel.
    • Contrato e termos prontos para assinar. Contrato de trabalho, acordo de confidencialidade e política de uso de equipamentos podem ser assinados eletronicamente, antes do primeiro dia, com uma ferramenta como a SuperSign.
    • Registro no eSocial enviado antes do início das atividades, como a regra pede. Confira o prazo com a contabilidade.
    • Equipamento e acessos criados: computador, e-mail, chat, sistemas e pastas da área.
    • Padrinho ou madrinha definido: alguém da equipe que tira as dúvidas do dia a dia.
    • Agenda da semana enviada para a pessoa, com horários e nomes.

    Dia 1

    • Boas-vindas do gestor, com 15 minutos sobre o que a empresa faz e para quem.
    • Apresentação para a equipe (pessoalmente ou por vídeo).
    • Teste de todos os acessos, com alguém do lado.
    • Explicação das regras do dia a dia: horário, ponto, canais de comunicação, onde ficam os documentos.
    • Almoço ou café com o padrinho.

    Dias 2 a 4

    • Uma conversa por dia com uma área diferente, para entender como o trabalho flui.
    • Leitura guiada dos processos principais da função (de preferência em 1 página cada).
    • Primeira tarefa real, pequena e com prazo curto, para ganhar confiança.

    Dia 5: fechamento da semana

    • Conversa de 30 minutos com o gestor: o que ficou claro, o que ainda confunde.
    • Combinar as metas dos primeiros 30 dias.
    • Pedir sugestões: quem acabou de chegar enxerga falhas que a equipe já não vê.

    Erros comuns

    • Deixar acesso e equipamento para o primeiro dia.
    • Despejar todos os manuais de uma vez.
    • Não ter ninguém responsável pela pessoa na semana.
    • Coletar documentos em papel, um por um, depois que a pessoa já começou.

    Modelo para copiar

    Quando Item Responsável Feito
    Antes Documentos recebidos RH ☐
    Antes Contrato e termos assinados RH ☐
    Antes eSocial enviado Contabilidade ☐
    Antes Equipamento e acessos TI ☐
    Dia 1 Boas-vindas e apresentação Gestor ☐
    Dia 5 Conversa de fechamento e metas Gestor ☐

    Regras trabalhistas e prazos do eSocial mudam: confirme sempre com a contabilidade da empresa.

  • Como organizar os documentos da empresa: pastas e nomes que todos seguem

    “Onde está a última versão do contrato?” Se essa pergunta aparece toda semana, o problema não é a ferramenta, é a falta de um padrão. A boa notícia: um padrão simples, que todo mundo entende, resolve a maior parte da bagunça.

    1. Comece pelas áreas, não pelas pessoas

    Pastas com o nome de quem criou (“Arquivos da Ana”) somem quando a pessoa sai. Organize pelo que a empresa faz:

    01 Administrativo
02 Financeiro
03 Comercial
04 Pessoas (RH)
05 Operação
06 Jurídico e contratos
99 Arquivo morto

    Os números na frente mantêm a ordem igual para todos, em qualquer computador ou nuvem.

    2. No máximo 3 níveis

    Quanto mais fundo, mais difícil achar. Um bom limite: área, assunto e ano.

    06 Jurídico e contratos / Fornecedores / 2026

    3. Um padrão de nome de arquivo

    Use sempre a mesma ordem: data invertida, tipo, quem e versão.

    2026-10-22_contrato_fornecedor-limpeza_v2.pdf
2026-10-01_ata_reuniao-comercial.docx
2026-09-30_relatorio_vendas-setembro_final.xlsx
    • A data no formato ano-mês-dia faz os arquivos se ordenarem sozinhos.
    • Sem acento e sem espaço: o nome funciona em qualquer sistema e em links.
    • “final” só quando é final mesmo. Se mudar, vira v3.

    4. Uma versão oficial por documento

    Cópias soltas no e-mail e no computador geram dúvida. Combine que a versão válida é a que está na pasta da área. Quem baixa para editar, devolve para lá. Documento assinado vai para a pasta como PDF final, e o rascunho sai de cena.

    5. Quem pode ver o quê

    Nem tudo é para todos. Exemplo simples:

    Pasta Quem acessa
    Pessoas (RH) RH e sócios
    Financeiro Financeiro e sócios
    Comercial e Operação Toda a equipe

    Documentos de funcionários têm dados pessoais e pedem cuidado extra pela LGPD: acesso só para quem precisa.

    6. A rotina de 15 minutos

    Toda sexta, cada área tira 15 minutos para:

    1. mover para a pasta certa o que ficou na área de trabalho ou nos downloads;
    2. renomear o que fugiu do padrão;
    3. mandar para o “99 Arquivo morto” o que encerrou.

    Comece hoje

    Não tente reorganizar tudo de uma vez. Crie a estrutura nova, use o padrão daqui para a frente e migre o antigo aos poucos, começando pelo que mais se usa. Em um mês, a pergunta “onde está?” quase some.