Processo que só existe na cabeça de uma pessoa para quando ela tira férias. O POP, procedimento operacional padrão, coloca no papel o “como fazemos aqui”. E não precisa de manual de 30 páginas: uma página resolve a maioria dos casos.
O modelo
POP: [nome do processo] Versão: [nº] | Atualizado em: [data] | Dono: [nome] Objetivo [Para que serve, em uma frase.] Quando fazer [Gatilho: todo dia 5, quando chega um pedido, etc.] Quem faz [Cargo ou pessoa, e quem substitui.] Passo a passo 1. ... 2. ... 3. ... Cuidados - [O erro mais comum e como evitar.] Onde está cada coisa - [Sistema, pasta, modelo de documento.]
Exemplo: emissão de contrato de cliente
POP: Emissão de contrato de cliente Versão: 2 | Atualizado em: 22/10/2026 | Dono: Comercial Objetivo Gerar e enviar o contrato depois do aceite da proposta. Quando fazer No mesmo dia do aceite. Quem faz Vendedor responsável. Substituto: coordenação comercial. Passo a passo 1. Abrir o modelo de contrato na pasta Comercial/Modelos. 2. Preencher dados do cliente conforme a proposta aceita. 3. Conferir valores e prazo com a proposta. 4. Enviar para assinatura eletrônica: cliente primeiro, empresa depois. 5. Arquivar o PDF assinado em Comercial/Contratos/ano. Cuidados - Conferir CNPJ e nome do representante legal antes de enviar. Onde está cada coisa - Modelo: Comercial/Modelos/contrato-padrao.docx - Contratos assinados: Comercial/Contratos/
Dicas
- Escreva com quem faz o processo, não sozinho.
- Verbos no começo de cada passo: “abrir”, “conferir”, “enviar”.
- Teste: peça para alguém de fora seguir o POP. Onde travar, o texto precisa melhorar.
- Revise quando o processo mudar, e atualize a versão e a data.
Por onde começar
Liste os 5 processos que mais param quando alguém falta. Escreva um POP por semana. Em pouco mais de um mês, os principais estão no papel.