A admissão é cheia de papel: cópias de documentos, fichas, contrato, termos. Quase tudo pode ser feito de forma digital, mais rápido para a empresa e mais simples para quem está chegando.
As etapas
- Coleta de documentos por um formulário ou link seguro, não por e-mail ou mensagem. Peça só o necessário.
- Conferência pelo RH: dados batem com os documentos? Falta algo?
- Exame admissional agendado com a clínica de saúde ocupacional, com o resultado (ASO) recebido em PDF.
- Contrato e termos enviados para assinatura eletrônica: contrato de trabalho, acordo de confidencialidade, política de uso de equipamentos, termo de teletrabalho se houver.
- eSocial enviado pela contabilidade antes do início das atividades.
- Arquivo de tudo na pasta digital do funcionário, com acesso restrito.
Documentos comuns
A lista varia por empresa e por cargo. Em geral: documento de identidade com foto, CPF, comprovante de residência, dados bancários, certidão de casamento e de nascimento dos filhos (para dependentes) e a carteira de trabalho, que hoje é digital para a maioria dos trabalhadores. Confirme a lista com a contabilidade.
Cuidados
- LGPD: documentos de funcionários são dados pessoais. Acesso só para quem precisa.
- Identificação na assinatura: para o contrato, use pelo menos um código enviado ao celular; para mais segurança, selfie com documento.
- Prazos: o eSocial tem prazo para a admissão. Não deixe para o primeiro dia.
Quanto tempo leva
Com tudo digital, a admissão depende mais do exame e da agenda do que de papel. Documentos e assinaturas podem ser resolvidos em poucos dias, antes do primeiro dia de trabalho.
Ferramentas
Um formulário para documentos, uma pasta segura na nuvem e uma plataforma de assinatura eletrônica, como a SuperSign (supersign.com.br), já cobrem a maior parte do processo.
Regras trabalhistas e do eSocial mudam: confirme sempre com a contabilidade.