Impressora, envelope, motoboy, arquivo morto. O papel custa tempo e espaço, e ainda some. Reduzir papel não precisa ser um projeto grande: dá para fazer em etapas, começando pelo que mais se usa.
Etapa 1: pare de criar papel novo
- Combine que documentos nascem digitais: propostas, contratos, relatórios.
- Impressão só quando a lei ou o cliente exigir.
- Configure a impressora para pedir confirmação. Só isso já reduz impressão por impulso.
Etapa 2: assine sem imprimir
O ciclo “imprime, assina, escaneia, envia” é o maior gerador de papel em escritório. A assinatura eletrônica corta esse ciclo: o documento sai, é assinado e volta digital. Contratos com clientes e fornecedores, aditivos e documentos de RH costumam poder ser assinados assim. Ferramentas como a SuperSign fazem o envio e guardam o registro de cada assinatura.
Etapa 3: digitalize o que está em uso
Não comece pelo arquivo morto. Digitalize primeiro o que a equipe consulta com frequência: contratos vigentes, documentos de funcionários ativos, cadastros de clientes.
- Use um padrão de nome (data, tipo, parte).
- Guarde numa estrutura de pastas por área.
- Confira a legibilidade antes de jogar o papel fora.
Etapa 4: decida o que fazer com o arquivo antigo
Alguns documentos precisam ser guardados no original por um tempo, por lei ou por segurança. Monte com a contabilidade uma lista: o que pode ser descartado, o que fica no original e por quanto tempo.
Etapa 5: mantenha
- Uma rotina semanal de 15 minutos para arquivar o que ficou solto.
- Um responsável por área.
- Revisão a cada 6 meses: o que ainda está sendo impresso e por quê?
O que medir
- Folhas impressas por mês.
- Gasto com cartório, correio e motoboy.
- Tempo para achar um documento.
Comece pela etapa 2: é a que costuma tirar mais papel da rotina com menos esforço.