Uma reunião boa termina com três coisas claras: o que foi decidido, quem faz e até quando. Sem isso, ela vira conversa, e a próxima reunião repete a anterior. Pauta e ata simples resolvem.
Antes: a pauta
Envie até o dia anterior. Para cada assunto, deixe claro o que se espera dele.
Reunião: Comercial | 22/10, 10h às 10h30 Objetivo: definir a campanha de novembro 1. Resultado de outubro (5 min) | informar | Ana 2. Proposta de campanha (15 min) | decidir | Bruno 3. Dúvidas sobre o novo contrato (10 min) | discutir | Carla
- Informar: só passar a informação.
- Discutir: ouvir opiniões, sem decidir ainda.
- Decidir: sair com uma decisão.
Se não houver nada para decidir nem discutir, talvez a reunião possa ser um e-mail.
Durante: três regras
- Comece e termine no horário.
- Alguém controla o tempo de cada item.
- Alguém anota as decisões na hora, não depois.
Depois: a ata em 5 minutos
Ata não precisa ser longa. Precisa ser enviada no mesmo dia.
Ata: Comercial | 22/10 Presentes: Ana, Bruno, Carla Decisões - Campanha de novembro com foco em renovação. Tarefas | O quê | Quem | Até | | Montar a lista de clientes para renovar | Ana | 25/10 | | Escrever o e-mail da campanha | Bruno | 28/10 | Pendências para a próxima - Dúvidas do novo contrato: Carla traz a resposta do jurídico.
Onde guardar
Numa pasta única de atas, com o nome no padrão “data_reuniao_assunto”. Na reunião seguinte, a primeira coisa é revisar as tarefas da ata anterior.
Sinais de que as reuniões estão melhorando
- Menos reuniões para o mesmo assunto.
- Tarefas com dono e prazo, cumpridas na data.
- Gente que não foi consegue se atualizar pela ata.