O RH é a área que mais lida com dados pessoais na empresa: documentos, endereço, conta bancária, atestados, dependentes. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) se aplica a tudo isso. Veja os cuidados práticos.
1. Colete só o necessário
Peça o que a lei, o contrato ou a rotina realmente exigem. Cópia de documento “por via das dúvidas” é dado guardado sem motivo, e cada dado guardado é um risco.
2. Atenção aos dados sensíveis
A LGPD chama de sensíveis os dados de saúde, biometria, religião, filiação sindical, entre outros (art. 5º, II). No RH, os mais comuns são atestados médicos, exames ocupacionais e biometria do ponto. Esses pedem acesso ainda mais restrito.
3. Defina quem acessa
- Pasta de funcionários: só RH e quem precisa para a função (por exemplo, a contabilidade).
- Atestados e exames: só quem cuida de saúde ocupacional e afastamentos.
- Revise os acessos quando alguém muda de área ou sai da empresa.
4. Guarde com segurança
- Documentos digitais em local com senha e cópia de segurança.
- Papel em armário trancado.
- Nada de documentos de funcionários em grupos de mensagem ou e-mail pessoal.
5. Saiba por quanto tempo guardar
Muitos documentos trabalhistas têm prazos de guarda definidos por lei ou por norma (FGTS, previdência, saúde ocupacional). Monte uma tabela com a contabilidade, com o prazo de cada tipo. Passado o prazo, descarte.
6. Descarte direito
Papel: fragmentadora. Digital: apagar de verdade, inclusive cópias em e-mails e downloads.
7. Seja transparente com o funcionário
Informe, de forma simples, quais dados a empresa guarda, para quê e quem acessa. Isso pode estar no contrato, num termo ou na política interna. O funcionário tem direito de pedir acesso aos próprios dados.
Checklist rápido
- Lista do que é coletado e por quê
- Acesso restrito por pasta
- Dados sensíveis separados
- Tabela de prazos de guarda
- Rotina de descarte
Fonte: Lei 13.709/2018 (LGPD). Texto informativo, não substitui orientação jurídica.